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Integração Contábil: Como fechar o mês no dia 5 (e não no dia 25)
Existe um "Muro de Berlim" invisível em quase todas as empresas agrícolas: O muro que separa a Operação da Contabilidade.
De um lado do muro está o campo, o almoxarifado e o packing house, gerando milhares de movimentos diários (requisições de saída, notas de remessa, apontamentos de campo, recepção de frutas). Do outro lado está o Departamento Contábil, tentando capturar todos esses papéis para digitá-los, uma segunda vez, em seu sistema fiscal.
A este fenômeno chamamos de "A Armadilha da Dupla Digitação". E é a principal razão pela qual seus fechamentos mensais são um pesadelo cheio de discrepâncias, ajustes inventados e estresse.
Essa cena lhe parece familiar?
"O Engenheiro Agrônomo já gastou o fertilizante no dia 3, mas não passou a nota para a Contabilidade até o dia 28. O Contador, pressionado pelo fechamento fiscal, digita tudo correndo no dia 30. Resultado: O Demonstrativo de Resultados (DRE) não reflete a realidade e sempre chega tarde para a tomada de decisão. Quebre esse ciclo vicioso com a Integração Automática do ERPagro (Ver Demo)."
O Problema: ERPs Genéricos vs. A Realidade Agrícola
Muitas agrícolas tentam levar seus custos diretamente em sistemas como TOTVS (Protheus), Sankhya ou Senior. Estes sistemas são excelentes para a contabilidade fiscal e o SPED brasileiro, mas muitas vezes carecem da especificidade para a operação agrícola diária.
Por quê? Porque falta a granularidade necessária. Um sistema contábil genérico vê "Despesas Gerais". Um sistema agrícola precisa ver "Custo de Ureia no Talhão 5, Etapa de Floração, Safra 2026". Tentar inserir esse nível de detalhe manualmente na contabilidade é uma tarefa titânica e impossível de manter.
A Solução: ERPagro como "Hub Operacional"
Na Hispatec entendemos que cada agrícola é diferente e que mudar de sistema contábil pode ser traumático. Por isso, o ERPagro oferece flexibilidade total:
Não importa qual caminho escolha, o princípio é o mesmo: O dado é capturado uma única vez na origem (quando acontece) e viaja automaticamente até os livros contábeis sem intervenção humana.
Os 4 Processos que você deve parar de digitar à mão
Para conseguir um fechamento "Fast-Track" no dia 5 do mês, você precisa automatizar o fluxo de informação nestas áreas críticas:
1. Consumos de Almoxarifado (Insumos) 🚜
Cada vez que o almoxarife registra uma saída de defensivo ou adubo no Tablet, o ERPagro gera o lançamento de custo e baixa o estoque.
Impacto: Sua contabilidade de custos está viva dia a dia. Acabou o "ajuste de estoque" massivo no fim do ano que destrói o lucro real.
2. Folha de Campo (Mão de Obra Rural) 👥
A folha agrícola é complexa (produção, horas extras, safristas). O ERPagro distribui o custo exato da mão de obra por Talhão, Variedade e Atividade. O sistema contábil recebe o lançamento de provisão pronto.
3. Vendas e Faturamento 📦
Ao faturar a fruta no ERPagro, o lançamento de receita, provisão de clientes e impostos (ICMS, PIS, COFINS) é gerado sozinho. Se houver uma devolução ou nota de crédito por qualidade, o sistema ajusta a contabilidade e o saldo do cliente automaticamente.
4. Depreciações e Ativos Biológicos 🏗️
Tratores, sistemas de irrigação e culturas permanentes. O ERPagro gerencia a vida útil e gera o encargo mensal de depreciação, atribuindo-o ao centro de custos que utilizou o maquinário.
O Santo Graal: Centros de Custos Analíticos
É aqui que a integração brilha. Um sistema contábil tradicional não suporta a estrutura de uma lavoura (Fazenda > Setor > Talhão > Safra > Etapa).
O ERPagro resolve isso através de uma Matriz de Tradução. Você opera com linguagem agronômica ("Talhão 5"), e o ERPagro traduz esse movimento para a linguagem contábil ("Conta 5000-001-005"). Isso permite que o Contador tenha suas contas limpas, enquanto o Gerente de Campo tem seus custos detalhados por hectare.
Compliance com a Receita Federal (SPED)
No Brasil, não basta ter os números certos; tem que cumprir com o Fisco. A integração do ERPagro assegura que:
- ✅ Chave de Acesso (NFe): Cada lançamento automático leva atrelada a chave da nota fiscal de entrada ou saída, requisito indispensável para o SPED Contábil (ECD).
- ✅ SPED Fiscal (EFD): Ao ter classificados os fornecedores e alíquotas de impostos desde a operação, a geração do arquivo para o SPED é muito mais ágil.
- ✅ Sintegra/Sefaz: Validação de cadastros e operações interestaduais.
Manual vs. Integrado
| Processo | Método Tradicional (Manual) ✍️ | Método Integrado (ERPagro) 🔄 |
|---|---|---|
| Captura de Dados | Dupla (Operação + Contabilidade) | Única (Na origem) |
| Conciliação de Estoques | Nunca batem (Físico vs Sistema) | Conciliação automática diária |
| Fechamento do Mês | Dia 25 do mês seguinte | Dia 3-5 do mês seguinte |
| Papel do Contador | Digitador de dados | Auditor e Estrategista Fiscal |
De Digitador a Controller Estratégico
O maior benefício da integração não é apenas "economizar tempo" (que se economiza muito), é elevar o nível profissional da sua equipe financeira. Quando seu contador para de perder 6 horas por dia digitando requisições de almoxarifado ou notas de diesel, ele pode dedicar essas horas a:
- ✅ Auditoria Interna: Detectar vazamentos, roubos formiga ou compras superfaturadas.
- ✅ Planejamento Tributário: Planejar melhor o fluxo de caixa e créditos de ICMS/PIS/COFINS.
- ✅ Análise de Rentabilidade: Dizer ao dono qual cultura é negócio e qual está dando prejuízo.
O ERPagro libera o contador do trabalho braçal operacional para que ele se torne um verdadeiro Controller.
Perguntas Frequentes sobre Integração
Temos conectores e APIs compatíveis com os padrões de mercado: TOTVS (Protheus/RM), Sankhya, SAP Business One, Senior, Oracle NetSuite e outros. Se o sistema possui API ou permite importação, nós nos conectamos.
O sistema gerencia a rastreabilidade e a integridade dos períodos contábeis. Se for corrigida uma saída de estoque de um período aberto, o lançamento é atualizado. Se o período estiver fechado, gera um estorno e um novo lançamento de ajuste no mês atual, mantendo o compliance.
Dê paz de espírito ao seu Contador
Elimine a dupla digitação e comece a ter fechamentos contábeis rápidos e confiáveis, em total conformidade com o Fisco.
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